Mail Merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama, berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.
Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
Cara Membuat Mail Merge
Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:
- Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
- Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
- Menggabungkan Main Document dengan Data Source
- Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
- Menampilkan data pada Main Document
A. Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail Merge
- Buka dokumen word dengan kik tombol New
- Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge
- Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan.
- Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
- Klik Maillings
- Klik tombol Start Mail Merge
- Klik tombol Letter
B. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail Merge
Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :
- Buka dokumen word dengan kik tombol New
- Buat tabel dengan cara
- Klik Insert
- Klik tombol Tabel
- Klik tombol Insert Table Pada kotak dialog Insert Table
- Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns sesuai keinginan
- Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows sesuai keinginan.
- Masukkan data ke dalam tabel
- Simpan dokumen tabel tersebut dengan klik Save As dengan nama file sesuai keinginan
C. Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source
- Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan), dengan cara
- Klik tab View
- Klik tombol Switch Windows
- Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.
- Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source dengan langkah-langkah berikut
- Klik tab Maillings
- Klik tombol Select Recipients
- Klik tombol Use Existing List
- Tentukan folder tempat penyimpanan file Data Source
- Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan
- Klik tombol Open.
D. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat
- Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
- Klik tab Mailings
- Klik tombol Insert Merge Field
- Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.
E. Menampilkan Data pada Main Document Surat
- Klik tab Mailings
- Klik tombol Preview Results
- Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. * Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. * Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. * Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu: Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru. * Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya. * Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru. Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut: 1. Tahap I Membuat Data Source Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat. data source mail merge 2. Tahap II Membuat Dokumen Master Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master. Dokumen Master mail merge 3. Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Start Mail Merge 4. Selanjutnya kita akan memilih data source. 5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients. 6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table. 7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK. 8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. 9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. 10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
Tampilan Data Field
* Tips: Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
* Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
* Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
Mail Merge Recipients
11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Preview Result - Mail Merge
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
12. Finish and Merge Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
* Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
Merge to Printer
* Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar